Історія страхового фонду документації України

Створення страхового фонду документації започатковано постановою Ради Міністрів СРСР від 13 квітня 1959 року, яка зобов`язувала Раду Міністрів УРСР здійснити комплекс заходів, спрямованих на збереження інформації, знятої на мікроплівку.

Рада народного господарства Харківського економічного адміністративного району, виконуючи згадану постанову, видала 5 червня 1959 року розпорядження про організацію спеціальної фотолабораторії "для фотографування на мікроплівку".

Подія ця залишилася майже непомітною для широкого загалу. Спричинила до цього таємність, що огортала діяльність підприємств страхового фонду документації від часу їх утворення, адже їх основним завданням було резервування інформації для потреб мобілізаційної підготовки. Система страхового фонду документації будувалася з урахуванням воєнної доктрини, тому на момент розпаду СРСР всі бази зберігання залишилися на території Росії, а з ними і документи страхового фонду на найважливішу продукцію оборонного і мобілізаційного призначення, яка вироблялася на наших підприємствах, а також матеріально-технічна база з виготовлення та зберігання документів страхового фонду.

 Мікрофільмування документації Процес формування страхового фонду документації відразу вийшов за межі суто технологічного процесу мікрофільмування. Склад технічної документації мав бути достатньо повним, що давало б можливість миттєво забезпечити потреби мобілізаційного розгортання і відновити або впровадити випуск військової техніки та озброєння. Крім того, стан документації мав бути таким, щоб відтворити з мікроплівки повнорозмірні паперові копії без помилок у графіці та розмірах.Враховуючи виключне значення страхового фонду документації для мобілізаційної готовності держави, сталого функціонування народного господарства в умовах воєнного стану і за надзвичайних ситуацій мирного часу, а також відбудови об`єктів господарського і військового призначення, систем життєзабезпечення населення, Президент України Указом від 21.10.92 №502/92 постановив створити Державний науково-виробничий центр страхового фонду документації України. Центр був створений на базі Харківської спеціалізованої технічної лабораторії страхового фонду документації.

В першу чергу робота була розпочата зі створення виробничої та наукової бази державної системи СФД.

Виробничу діяльність зі створення страхового фонду документації Державний департамент СФД провадить через регіональні центри СФД (РЦ СФД), які були створені на виконання Указу Президента України від 21.10.1992 №502/92 і постанови Кабінету Міністрів України від 25.11.1992р. №654-08 в мм. Одесі, Києві, Черкасах, Донецьку, Дніпропетровську, Львові, Харкові та Сімферополі, а саме:

• в 1993 році - в містах Одесі, Києві, Черкасах, Донецьку;
• в 1994 році - в містах Дніпропетровську, Львові, Харкові;
• в 1996 році - в місті Сімферополі.

За час створення виробничої бази Державним департаментом СФД вирішувалися питання забезпечення регіональних центрів приміщеннями та оснащення їх основним технологічним обладнанням.

На базі проектного інституту у 1993 році у м. Харкові створений Науково-дослідний, проектно-конструкторський та технологічний інститут мікрографії (НДІ мікрографії). За період діяльності інституту підготовлені кваліфіковані наукові кадри специфічної галузі діяльності та створена матеріально-технічна база.

З метою підвищення ефективності проведення єдиної державної політики щодо створення та функціонування СФД України сумісним наказом Держцентру СФДУ і Держстандарту України від 14 грудня 1992 року №42/137 організовано при Держцентрі СФДУ Технічний комітет України з стандартизації "Страховий фонд документації" (ТКУ-40). Він вирішує питання щодо формування нормативно-правової бази у сфері створення, формування, ведення та використання страхового фонду документації України.

З метою вдосконалення структури органів виконавчої влади та підвищення ефективності державного управління згідно з Указом Президента України від 15 грудня 1999 р. № 1573/99 Державний науково-виробничий центр страхового фонду документації України було ліквідовано з передачею його функцій Службі безпеки України.

Відповідно до Указу Президента України від 3 квітня 2000р. №553/2000 МНС України було призначено головним органом у системі центральних органів виконавчої влади щодо забезпечення реалізації державної політики у сфері створення та функціонування системи страхового фонду документації. Безпосереднє виконання цих функцій було покладено на Державний департамент страхового фонду документації, який став правонаступником Державного науково-виробничого центру страхового фонду документації України.
У зв`язку з відсутністю нормативно-правової бази протягом 1992-2000 років робота з формування страхового фонду документації здійснювалася на підставі розпоряджень і окремих доручень Кабінету Міністрів України, які, на жаль, не виконувалися у повному обсязі центральними та місцевими органами виконавчої влади.

Особливої ваги робота з розвитку державної системи СФД набула з прийняттям Верховною Радою України 22 березня 2001 року Закону України "Про страховий фонд документації України". Законом були закріплені основні набуття та визначені правові, економічні та організаційні засади створення, формування та використання страхового фонду документації України.

У зв`язку з прийняттям Закону для удосконалення законодавчо-нормативної бази і реалізації його положень розроблені та прийняті 8 постанов Кабінету Міністрів України, видано 6 наказів МНС, зареєстрованих у Мін`юсті.

Крім того, у державній системі страхового фонду документації України розроблені та діють 52 нормативно-правових і нормативних документи, які визначають:

- структуру державної системи страхового фонду документації;
- вимоги до порядку створення страхового фонду документації;
- вимоги до підготовки і відправки документації на мікрофільмування;
- технічні вимоги до виготовлення мікрофільмів, страхового фонду документації;
- порядок ведення страхового фонду документації;
- вимоги до зберігання документів страхового фонду;
- порядок забезпечення користувачів документами страхового фонду.

Ці нормативно-правові акти дозволили, в основному, завершити процес розбудови державної системи страхового фонду документації з дієвою структурою управління.
Структура управління системою СФД має два рівні управління.

Органи управління державного рівня:
центральний орган виконавчої влади з питань надзвичайних ситуацій та у справах захисту населення від наслідків Чорнобильської катастрофи;
Державний департамент страхового фонду документації, який є урядовим органом державного управління, що діє у складі МНС України;

міністерства, інші центральні органи виконавчої влади, у складі яких за необхідності діють галузеві служби (підрозділи) або відповідальні посадові особи з питань створення та ведення страхового фонду документації.

Органи управління регіонального та місцевого рівнів:
Рада міністрів АРК, місцеві державні адміністрації та органи місцевого самоврядування.
Також до суб`єктів державної системи СФД належать:

• науково-дослідні установи, спеціальні установи, підприємства та організації, що підпорядковані Державному департаменту СФД;
• постачальники документів, які формують та використовують СФД.

На сьогодні ця система включає більш ніж 20 тисяч суб`єктів.
Контроль за дотриманням законодавства у сфері формування та ведення страхового фонду документації здійснює Державна технічна інспекція Державного департаменту СФД, яка утворена відповідно постанови Кабінету Міністрів України від 26.10.2001 №1447 "Про затвердження Положення про Державну технічну інспекцію Державного департаменту страхового фонду документації".

Реалізуючи державну політику у сфері страхового фонду документації, центральними та місцевими органами виконавчої влади спільно з МНС розроблені та реалізуються одна державна, 22 галузеві та 35 регіональних програм створення СФД. До цих програм увійшла документація на більш ніж 10 тисяч найважливіших виробів та об`єктів провідних галузей економіки країни, систем життєзабезпечення населення і транспортних зв`язків, об`єктів культурної спадщини.
Обсяги робіт з організації процесу формування СФД Державного департаменту СФД постійно зростають. Так у зв`язку з прийняттям у 2005 році Закону України "Про внесення змін до Закону України "Про страховий фонд документації України" значно розширюється коло суб`єктів системи страхового фонду документації (490 районних державних адміністрацій та 453 виконавчих комітети міських рад).

Мікрофільм 
Документ страхового фонду.
Документація, яка зберігається у традиційній формі на паперових носіях, постійно піддається ризику бути утраченою внаслідок природних катастроф, техногенних аварій, пожеж тощо. Актуальною є проблема збереження документації у виді мікрофільму або електронних (комп`ютерних) носіїв. Але комп`ютерні носії не забезпечують довготривалого зберігання інформації і вже через 5-10 років, а за несприятливих умов і через 2-3 роки, можуть з`явитися втрати інформації. Крім того, доступність внесення змін не дозволяє визнавати інформацію, яка зберігається у комп`ютерній формі, юридично достовірною.

Перелічені недоліки не властиві мікрофільму. Мікрофільм забезпечує збереження інформації, яка повністю відповідає оригіналу, протягом гарантійного строку, тобто не менше 75 років.
Важливим стимулом для застосування мікрофільмів є можливість обмеження доступу до інформації. Захищеність мікрофільму від пошкодження значно вища, ніж у машинного носія.
До того ж мікрофільм є компактним документом. Співвідношення габаритно-вагових характеристик мікрофільму, знятому з паперових документів, та самих документів, складає більш ніж 1:150.

Формування страхового фонду документації було і є справою унікальною за складністю і значенням, що далеко виходить за межі технологічного процесу мікрофільмування. Корінна його відмінність від архівів полягає у необхідності постійного внесення змін до документів страхового фонду у процесі експлуатації виробів та об`єктів.

Мікрофільми мають ряд беззаперечних переваг:

• Термін зберігання 100-500 років.
• Висока компактність запису інформації.
• Простота і надійність репрографії.
• Економічність технологічних процесів.
• Юридична захищеність і адекватність копії оригіналу.
• Порівняно прості способи забезпечення конфіденційності інформації.

Сучасні комп`ютерні технології при безумовній перевазі в оперативності використовуються, як допоміжні засоби для підвищення ефективності створення і використання СФД, зокрема, в сфері обробки, обліку, пошуку документів СФД і передачі інформації каналами зв`язку.